Seit der Einführung der Registrierkassenpflicht in Österreich sind die anfänglichen Schwierigkeiten weitgehend überwunden. Um sicherzustellen, dass die Regelungen eingehalten werden, führt die Finanzpolizei regelmäßig Kontrollen durch. Mit einer guten Vorbereitung können Unternehmen bei einer Nachschau ruhig bleiben.

Die Registrierkassenpflicht

Seit dem 1. Januar 2016 sind viele Unternehmen in Österreich verpflichtet, eine Registrierkasse zu nutzen. Ziel dieser Regelung ist es, die Manipulation von Barumsätzen zu verhindern und eine lückenlose Dokumentation aller Geschäftsvorgänge zu gewährleisten. Die Registrierkassenpflicht gilt für Unternehmen mit einem Nettojahresumsatz von über 15.000 Euro und Barumsätzen (inkl. Kartenzahlungen) von mehr als 7.500 Euro. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler müssen eine Registrierkasse verwenden, sobald sie diese Umsatzgrenzen überschreiten.

Die Registrierkassennachschau

Bei einer Registrierkassennachschau überprüft die Finanzverwaltung anhand einer Checkliste, ob die Registrierkassenpflicht ordnungsgemäß eingehalten wird. Diese Überprüfungen erfolgen oft kurzfristig oder unangekündigt, weshalb eine ständige Vorbereitung essenziell ist.

Was wird bei der Nachschau geprüft?

Die Finanzbehörden achten bei der Nachschau besonders darauf, ob:

• Ihre Registrierkasse den gesetzlichen Anforderungen entspricht und eine Sicherheitskarte verwendet wird.
• Die Pflichten zur Einzelaufzeichnung und Belegerteilung erfüllt sind.
• Alle Kassenabschlüsse und Aufzeichnungen vollständig und korrekt vorliegen.
• Die Kassendaten ordnungsgemäß in die Buchhaltung übernommen wurden.
• Der manipulationssichere Nullbeleg korrekt erstellt und in Anwesenheit des Prüfers ausgedruckt wird. Der QR-Code des Nullbelegs wird mit einer speziellen Prüf-App überprüft.

Vorbereitung auf eine erfolgreiche Nachschau

Um bei der Registrierkassennachschau gut vorbereitet zu sein, sollten alle erforderlichen Unterlagen stets griffbereit sein, darunter:

• Monatsabschlüsse und Tagesabschlüsse der letzten Tage.
• Der Startbeleg, der bei der Kassenanmeldung erstellt wurde und als Nachweis für die ordnungsgemäße Anmeldung der Kasse dient.
• Regelmäßig gesicherte Datenerfassungsprotokolle (DEP 7 und DEP 131), die alle Kassendaten enthalten und gemäß Aufzeichnungspflicht vollständig, unveränderbar und geschützt für sieben Jahre aufbewahrt werden müssen.
• Die Verfahrensdokumentation zur Kassenführung, die u.a. folgende Fragen beantwortet:
  • Wer bedient die Kasse und wer ist für den Tagesabschluss verantwortlich?
  • Wie werden Differenzen bei den Kassenabschlüssen behandelt?
  • Gibt es einen festen Wechselgeldbestand, und ist dieser ordnungsgemäß dokumentiert?
  • Wurden Stornierungen durchgeführt und korrekt dokumentiert?

Tipp zur sicheren Datenspeicherung

Speichern Sie das Datenerfassungsprotokoll (DEP) mindestens einmal pro Quartal und sichern Sie es unveränderbar. Bei Online-Kassensystemen, die häufig automatisch sichern, ist eine zusätzliche externe Sicherung ratsam (ab dem Zeitpunkt der Registrierung, pro Jahr und pro Kassa getrennt).

Stand: November 2024, Haftungsausschluss/ Disclaimer:

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